Reservations Desk
Reservas e revenue
- Voz
- Chat web
Objetivo
Responder a cada pedido de reserva e confirmá-la no PMS.
AutonomiaCom aprovação
Plataforma
Superinteligência operacional para a economia real.
A Oquarto implementa uma equipa de trabalhadores de IA especializados no seu setor, sobre um sistema operativo que lhes dá contexto, ferramentas e regras.
A arquitetura
Um setor inteiro, resolvido trabalhador a trabalhador.
De um setor aos seus departamentos, de um departamento a um trabalhador e de um trabalhador às seis camadas do sistema que o põem a trabalhar.
01Seis setores
02Um hotel, por departamentos
03Um trabalhador
04Seis camadas
O Reservations Desk responde a pedidos, prepara orçamentos de estadias e confirma reservas no PMS, ligado diretamente ou a partir do navegador, com as permissões que definir.
01
Contexto
Tarifas, políticas, exceções e forma de trabalhar do hotel.
Como se capta o contexto02
Memória
Cada reserva deixa rasto, e o trabalhador seguinte lê-o.
Como se capta o contexto03
Ferramentas
CRM, email, navegador, ERP, calendário… Só as que a função exige.
Como funciona um trabalhador04
Modelos
Cada tarefa usa o modelo que melhor equilibra capacidade, velocidade e custo.
Como funciona um trabalhador05
Avaliações
Casos reais do hotel, medidos antes de chegarem a produção.
Como se governa a autonomia06
Governação
Canal a canal, o que faz sozinho, o que passa por aprovação e o que fica nas mãos de uma pessoa.
Como se governa a autonomia
Trabalhadores de IA
Cada trabalhador de IA tem um processo a seu cargo.
Cada trabalhador de IA tem uma função, um objetivo e um processo pelo qual responde do princípio ao fim. Trabalha pelos canais da sua empresa e escala quando uma decisão exige critério humano.
- 01
Função e objetivo
Um cargo com nome, um departamento e um resultado concreto a cumprir.
- 02
Todos os canais
WhatsApp, email, chamadas, SMS e chat web. O mesmo trabalhador e a mesma conversa em todos.
- 03
Processos definidos
Segue os passos que a sua equipa fixou e sabe quando parar e perguntar.
Reservations Desk
Reservas e revenue
Responder a cada pedido de reserva e confirmá-la no PMS.
Email · WhatsApp · Voz · Chat web
Com aprovação
Lead Response
Comercial
Responder a cada lead recebido e marcar uma visita com um consultor.
WhatsApp · Email · Chat web
Agir
Guest Concierge
Hóspedes
Atender o hóspede na sua língua, a qualquer hora, durante a estadia.
WhatsApp · Chat web · Voz · SMS
Agir
Finance Ops
Administração e finanças
Conciliar recebimentos, pagamentos e caixa todos os dias antes das oito.
Email · Slack
Com aprovação
Chief of Staff
Direção
Resumir o dia, preparar decisões e acompanhar o que está pendente.
WhatsApp · Slack
Sugerir
Contexto e memória
O contexto capta-se fazendo o trabalho.
Cada conversa, documento e decisão deixa contexto que os trabalhadores reutilizam. A memória é partilhada: o que um aprende, a equipa fica a saber.
- 01Email
- 02WhatsApp
- 03Chamadas
- 04Documentos
- 05Políticas
- 06Os seus sistemas
Contexto de empresa
1 284
memórias guardadas este mês
Cada uma com a sua origem, a sua data e quem a usou depois.
Sobre os sistemas que já usa
- Gmail
- Outlook
- Google Calendar
- Messenger
- Telegram
- Slack
- Teams
- Twilio
- Google Drive
- Google Docs
- Google Sheets
- Excel
- SharePoint
- Notion
- Docusign
- Signaturit
- Holded
- Business Central
- SAP
- Sage
- QuickBooks
- Xero
- Stripe
- Meta Ads
- Idealista
- Fotocasa
- Habitaclia
- Booking.com
- Expedia
- Airbnb
- Mews
- Cloudbeds
- Oracle Opera
- SiteMinder
- Salesforce
- HubSpot
- Dynamics 365
- MCP
Governação
A autonomia concede-se canal a canal.
A sua equipa decide, para cada trabalhador e canal a canal, o que faz por conta própria, o que passa por aprovação e o que continua nas mãos de uma pessoa. Cada decisão é avaliada e fica registada.
Como se governa a autonomiaSugerir
Redige, uma pessoa envia
Com aprovação
Prepara, uma pessoa aprova
Agir
Age dentro das suas permissões
Paragem geral
Um único interruptor põe em pausa todos os trabalhadores de imediato. O que está pendente fica guardado para ser revisto.
Onde trabalham
Trabalham nas suas caixas de correio, nos seus canais e nas suas ferramentas.
Os trabalhadores de IA chegam onde já trabalha. Têm a sua própria caixa de correio, escrevem-lhe por WhatsApp, deixam numa fila o que precisa do seu aval e respondem a uma instrução escrita.
01
A sua própria caixa de correio
Cada trabalhador tem um endereço de email. Escrevem-lhe clientes, fornecedores e a sua equipa, e responde a partir dele.
Caixa de entradaReservations Desk
reservas@hotel-demo.agents.oquarto.com
Claire Martin · Duas noites em junho
Respondido · 09:14Têm quarto duplo com terraço de 12 a 14?
Agência Nord · Grupo de 24 pessoas
Envio em anexo o programa do congresso de outubro.
Receção · Chegada tardia quarto 208
O hóspede chega à 01:30, deixamos a chave no cofre?
02
Um briefing por WhatsApp
Todas as manhãs, o Chief of Staff resume o que aconteceu, o que continua pendente e o que precisa da sua decisão. Também em nota de voz.
Chief of Staff · online
07:15- Bom dia. Ontem: 38 reservas, ocupação de 91% e duas incidências fechadas.07:15
- Pendente da sua decisão: o orçamento do grupo de outubro e uma tarifa de última hora.07:15
- 0:42O dia de hoje em áudio: chegadas, grupos e as duas decisões pendentes.
- Aprova o grupo. A tarifa, às 12.
03
Uma fila de aprovações
O que exige o seu aval espera numa fila. Aprova, edita ou rejeita, e o trabalhador aprende com cada decisão.
Aprovações
3 pendentesOrçamento de grupo
24 pessoas · 3 noites · sala incluída
AprovarEditarRejeitarTarifa de última hora
Duplo standard · sábado · −12%
AprovarEditarRejeitarResposta a uma avaliação
Três estrelas · ruído da rua
AprovarEditarRejeitar
04
Uma instrução, e fica registada
Com ⌘K pede-lhe algo numa frase. Cada ação fica com autor, hora e motivo.
⌘KPeça algo a um trabalhadorRevê a paridade do fim de semana e avisa-me se algum canal está a vender abaixo.
Registo
Paridade revista em 4 canais
AutorHoraMotivoRevenue Watch10:42Instrução da direção
Proativos
Verificam o seu trabalho sem que ninguém o peça.
Um dia qualquer num hotel e numa imobiliária. Ninguém pediu nada: os trabalhadores verificam o que têm a seu cargo, detetam o que foge ao normal e avisam quem de direito.
06:30
Finance Ops
Caixa do dia conciliada
Feito07:15
Chief of Staff
Briefing enviado à direção
Enviado09:02
Lead Response
Lead respondido em 90 s
Feito12:40
Revenue Watch
Alerta de paridade em dois canais
Avisado17:10
Groups & Events
Orçamento de grupo enviado
Enviado23:10
Guest Concierge
Incidência no quarto 412 escalada
Escalado
Ativam-se com
- Uma mensagem
- Uma chamada
- Um horário
- Um webhook
- Uma verificação a cada minuto
Implementação
Em funcionamento em semanas, processo a processo.
Começamos por um processo, medimos como o trabalhador o executa e só então alargamos. Em cerca de 6 semanas o primeiro está em funcionamento.
Semana6
Semana 1
Conectar
Conectamos as suas caixas de correio, canais e sistemas, com as permissões que definir.
Semana 2
Captar contexto
Documentamos o processo com a sua equipa: políticas, exceções e forma de trabalhar.
Semana 3
Modo sombra
O trabalhador propõe e a sua equipa decide. Cada proposta é comparada com o que uma pessoa teria feito.
Semana 5
Autonomia supervisionada
Age sozinho nos canais que a sua equipa lhe abre e pede aprovação no resto.
Semana 6
Escalar
Com o primeiro processo em funcionamento, juntam-se o trabalhador seguinte e o departamento seguinte.
A nossa equipa trabalha com a sua.
Novidades
O mais recente na plataforma.
Novas capacidades do sistema, já disponíveis para cada trabalhador.
- Novo
Chamadas de voz
Atendem e fazem chamadas, identificam-se como assistente virtual e deixam a transcrição no registo.
- Novo
WhatsApp no seu número
Escrevem a partir do número da sua empresa, o que os seus clientes já têm guardado.
- Novo
Publicidade com autonomia limitada
Ajustam o orçamento de cada campanha dentro de uma margem de ±20% por dia. Fora dessa margem, pedem aprovação.
- Novo
Briefing diário por WhatsApp
Todas as manhãs, o que aconteceu e o que precisa da sua decisão, por escrito e em nota de voz.
Perguntas
Perguntas frequentes.
O que costuma perguntar quem avalia a Oquarto antes da demo.
Segurança e privacidade- Tenho de substituir os meus sistemas?
- Fica com os que tem. Os trabalhadores de IA operam sobre eles, ligados diretamente ou a partir do navegador, com as permissões que definir. Os seus dados e as suas ferramentas ficam onde estão.
- Que modelos usam?
- Modelos de vários fornecedores. Cada tarefa usa o que oferece o melhor equilíbrio entre capacidade, velocidade e custo, e pode ser trocado sem mexer no resto do sistema. Os fornecedores não usam os seus dados para treino.
- Quanto tempo demora?
- O primeiro processo costuma estar em funcionamento em cerca de 6 semanas: conectar, captar contexto, modo sombra e autonomia supervisionada. A partir daí juntam-se processos e departamentos.
- Quem controla o que fazem?
- A sua equipa. Decide, canal a canal, o que cada trabalhador faz por conta própria, o que exige aprovação e o que fica nas mãos de uma pessoa. Cada ação fica registada com autor, hora e motivo, e a autonomia pode ser retirada a qualquer momento.
- Onde estão os meus dados?
- A base de dados, a autenticação e os ficheiros estão alojados na União Europeia, isolados por equipa e cifrados em trânsito e em repouso. Os fornecedores de IA com quem trabalhamos não usam os seus dados para treinar os seus modelos.
- Preciso de uma equipa técnica?
- Não. A nossa equipa conecta os sistemas, documenta os processos com a sua e acompanha cada fase da implementação. A sua equipa contribui com o critério: como se trabalha e o que se aprova.