Plataforma

Trabalhadores de IA com função, objetivo e permissões.

Fazem parte da sua operação. Cada trabalhador assume um processo, trabalha nos seus canais e sistemas e escala quando é preciso critério humano.

Anatomia

Um modelo raciocina. Um trabalhador tem função, critério e regras.

Ver como se governa

  • Função e objetivo

    Cada trabalhador tem uma função com nome e um objetivo que se pode medir. Sabe o que lhe cabe e o que não lhe cabe.

  • Critério e tom

    Como escreve, o que prioriza e o que nunca promete. O critério da sua equipa, escrito para ser aplicado da mesma forma em cada conversa.

  • Procedimentos

    Os passos que a sua equipa segue quando faz este trabalho: o que perguntar, por que ordem e quando propor o passo seguinte.

  • Trabalhador de IA

  • Contexto

    • Função e objetivo
    • Critério e tom
    • Procedimentos

  • Canais

    • WhatsApp
    • Email
    • Chat web

  • Permissões

    • Sugerir
    • Com aprovação
    • Agir

  • Memória

    • Histórico do cliente e o que já lhe foi prometido

Organigrama

Uma equipa organizada como a sua.

Cada trabalhador pertence a um departamento e responde perante uma pessoa da sua equipa. Acima de todos, um trabalhador de coordenação distribui o que fica parado e resume o dia.

18

trabalhadores de IA
em 6 departamentos

Coordenam-se entre si

  1. Direção

    • Chief of Staff

      Coordenar a equipa e resumir o dia

  2. Comercial

    • Lead Response

      Atender e qualificar cada lead recebido em minutos

    • Portal Intake

      Converter em lead tudo o que entra pelos portais

    • Sales Outbound

      Contactar proprietários e marcar visitas

  3. Angariação

    • Off-Market Scout

      Procurar oportunidades off-market e qualificá-las

    • Valuation Desk

      Preparar avaliações com comparáveis da zona

  4. Marketing

    • Paid Media

      Gerir a publicidade paga de ponta a ponta

    • Listing Quality

      Cuidar da qualidade e da publicação do catálogo

    • Reputation

      Responder às opiniões dos clientes e detetar o que se repete

  5. Clientes e hóspedes

    • Client Care

      Fazer o acompanhamento e não deixar ninguém sem resposta

    • Guest Concierge

      Atender cada hóspede a qualquer hora, na sua língua

    • Reservations Desk

      Responder a pedidos e fechar reservas diretas

  6. Operações

    • Ops Dispatch

      Abrir, atribuir e fechar cada incidência

    • Housekeeping Planner

      Planear a limpeza consoante entradas e saídas

    • Closing Desk

      Tratar da papelada desde o contrato de mediação até à escritura

  7. Finanças

    • Night Audit

      Fechar o dia e acertar a caixa todas as noites

    • Reconciliation

      Conciliar recebimentos, pagamentos e extratos

    • Collections

      Cobrar o que está pendente dentro do prazo

Omnicanal

Um só trabalhador, em cada canal.

A Marta reserva, pergunta, liga e pede algo especial por canais diferentes. É atendida pelo mesmo trabalhador, com a mesma memória, e o que precisa de critério humano chega à receção.

Guest Concierge · Mesma memória

  1. WhatsApp

    Reserva de 14 a 17 de maio

  2. Email

    Confirmação enviada

  3. Voz

    Transfer dia 14 às 12:40

  4. Chat web

    Spa incluído na tarifa

  5. Slack

    Aniversário, flores confirmadas

Voz

Chamadas de voz para operações reais.

Atende e faz chamadas com um número da sua empresa, consulta os seus sistemas enquanto fala e deixa cada chamada resolvida e registada.

Chamada recebida

Apartamento T3 · Viewing Scheduler

Em curso01:42

Aviso de IA, art. 50.º

Olá, está a falar com o assistente virtual da agência. Sou uma inteligência artificial e posso ajudá-lo com visitas e dúvidas.

Cliente

Olá. Ligo por causa do T3 da rua Provença.

Assistente virtual

Continua disponível. Quer vê-lo esta semana?

Cliente

Na quinta-feira à tarde?

Assistente virtual

Tenho quinta-feira às 18:30 com a Laura, a consultora. Marco-lhe a visita?

Cliente

Sim, perfeito.

Assistente virtual

Feito. Envio-lhe a morada e a hora por mensagem.

  1. 01

    Recebidas e efetuadas

    Com número próprio: atende quem liga e liga a quem deve, no horário que definir.

  2. 02

    Espanhol, inglês e catalão

    Responde na língua de quem liga e muda de língua se a outra pessoa mudar.

  3. 03

    Identifica-se como assistente virtual

    Di-lo no início de cada chamada, como exige o artigo 50.º do Regulamento Europeu da IA.

  4. 04

    Marca durante a chamada

    Consulta o calendário da equipa e desliga com a visita ou a marcação fechada.

Lógica definida

Passos fixos para o que corre sempre igual.

Alguns processos pedem regras fixas. Os que têm de correr sempre da mesma forma desenham-se como um fluxo: gatilho, condições, ferramentas e aprovações.

Recuperação de leads

Lead ResponseA trabalharPendente de aprovação

  1. Lead novo1

    Portal, site ou mensagem

  2. Boas-vindas por mensagem2

    Na língua do cliente, em minutos

  3. Esperar 24 horas

    Sem resposta, o fluxo continua

  4. Respondeu?3

    Lê a conversa · Sim

  5. SimO consultor confirma a visita4

    Pendente de aprovação · A partir do telemóvel

  6. NãoChamada final

    Com número próprio
  1. 1

    Gatilhos

    Uma mensagem, uma chamada, um formulário, um horário ou um webhook põem o fluxo em marcha.

  2. 2

    Ferramentas ligadas

    Os passos atuam diretamente nos seus sistemas, com as permissões do trabalhador.

  3. 3

    Condições e ramos

    Cada ramo decide com os dados do caso: orçamento, zona, língua ou fase.

  4. 4

    Aprovações e passos em paralelo

    Um passo pode esperar que uma pessoa aprove enquanto os outros continuam em paralelo.

Copiloto

Descreva o processo. O fluxo constrói-se.

Escreva numa frase como trabalha a sua equipa. A Oquarto transforma-a num fluxo com gatilho, condições e passos, que revê antes de o ativar.

Quando entrar um lead do Idealista1, responde-lhe em cinco minutos2, qualifica-o3 e marca visita4 se tiver orçamento5

  1. 1Lead de portal
  2. 2Responder em 5 min
  3. 3Qualificar
  4. 5Tem orçamento?
  5. 4Marcar visita

Fluxos prontos a usar

  • Recuperação de leads
  • Responder a lead novo
  • Seguimento às 48 h
  • Lembrete de visita
  • Reativar lead frio
  • Alerta de lead quente
  • Pedir documentação
  • Resumo semanal

Autonomia

A autonomia conquista-se canal a canal.

Cada trabalhador começa por sugerir. Quando as suas propostas saem sem alterações, a sua equipa dá-lhe permissão, canal a canal, para pedir aprovação e depois para agir sozinho. Um interruptor para tudo.

Ver como se governa

  1. 01Sugerir

    Prepara a resposta e uma pessoa envia-a.

  2. 02Com aprovação

    Envia quando uma pessoa aprova, a partir do telemóvel ou da fila.

  3. 03Agir

    Envia sozinho e deixa registo de autor, hora e motivo.

Por canal

  • WhatsAppAgir
  • EmailAgir
  • Chat webCom aprovação
  • VozSugerir

Catálogo

Cargos que já trabalham hoje.

Nove cargos do produto, prontos a entrar na equipa. Cada um chega com o seu objetivo, os seus canais e as suas regras, e ajusta-se à sua forma de trabalhar.

  • Lead Response

    Comercial

    Atender e qualificar cada lead recebido em minutos

    • Responde em minutos e na língua do cliente.
    • Apura zona, orçamento e prazos antes de propor seja o que for.
    • Fecha sempre com um passo concreto: visita, chamada ou avaliação.
    • WhatsApp
    • Email
    • Chat web
    AutonomiaAgir

  • Portal Intake

    Comercial

    Converter em lead tudo o que entra pelos portais

    • Recolhe cada contacto dos portais e do formulário do site.
    • Identifica o imóvel, quem escreve e o que precisa.
    • Deixa o lead pronto para quem o vai trabalhar, sem perder nenhum.
    • Email
    AutonomiaAgir

  • Sales Outbound

    Comercial

    Contactar proprietários e marcar visitas

    • Contacta os proprietários que aparecem no radar da agência.
    • Explica numa frase por que razão escreve a cada um.
    • Aceita um não à primeira e deixa-o registado.
    • WhatsApp
    • Voz
    AutonomiaCom aprovação

  • Paid Media

    Marketing

    Gerir a publicidade paga de ponta a ponta

    • Gere orçamento, criativos, públicos e rotação.
    • Decide com um critério: o custo por lead qualificado.
    • Não lança gasto novo sem aprovação de uma pessoa.
      AutonomiaCom aprovação

    • Off-Market Scout

      Angariação

      Procurar oportunidades off-market e qualificá-las

      • Procura imóveis para remodelar, heranças e descidas de preço repetidas.
      • De cada oportunidade explica onde está, por que razão interessa e o que a excluiria.
      • Cruza o radar da agência com o que se publica na web.
      • Email
      AutonomiaCom aprovação

    • Closing Desk

      Operações

      Tratar da papelada desde o contrato de mediação até à escritura

      • Reúne certidão predial, caderneta predial, ónus, condomínio, certificado energético e licença de utilização.
      • Avisa do que falta antes que bloqueie a escritura, com data e responsável.
      • Assinala o risco legal ou fiscal e encaminha-o para quem de direito.
      • Email
      AutonomiaSugerir

    • Listing Quality

      Marketing

      Cuidar da qualidade e da publicação do catálogo

      • Revê títulos, descrições, fotos e preços de cada anúncio.
      • Deteta anúncios incompletos, duplicados e preços fora de mercado.
      • Propõe a correção concreta e em que portais sai cada imóvel.
        AutonomiaCom aprovação

      • Client Care

        Clientes e hóspedes

        Fazer o acompanhamento e não deixar ninguém sem resposta

        • Faz o acompanhamento depois de cada visita.
        • Lembra o que foi prometido e trata do pós-venda.
        • Fecha as conversas que estão há muito tempo sem resposta, sem insistir.
        • WhatsApp
        • Email
        AutonomiaAgir

      • Chief of Staff

        Direção

        Coordenar a equipa e resumir o dia

        • Coordena o resto da equipa, que é quem fala com os clientes.
        • Passa o que ficou parado a quem de direito, com contexto.
        • Resume o dia: o que avançou, o que está bloqueado e o que decide uma pessoa.
        • WhatsApp
        • Slack
        AutonomiaAgir

      • E os que desenhamos consigo

        Se o seu processo não está na lista, desenhamos o cargo consigo a partir da forma como trabalha a sua equipa.

        Ver soluções por setor