Plateforme

Des collaborateurs IA avec un poste, un objectif et des permissions.

Ils font partie de vos opérations. Chaque collaborateur prend en charge un processus, travaille sur vos canaux et vos systèmes et escalade quand un jugement humain est nécessaire.

Anatomie

Un modèle raisonne. Un collaborateur a un poste, un jugement et des règles.

Voir comment l’autonomie se gouverne

  • Poste et objectif

    Chaque collaborateur a un poste nommé et un objectif mesurable. Il sait ce dont il a la charge et ce qui ne relève pas de lui.

  • Jugement et ton

    Comment il écrit, ce qu’il priorise et ce qu’il ne promet jamais. Le jugement de votre équipe, mis par écrit pour s’appliquer de la même façon dans chaque conversation.

  • Procédures

    Les étapes que suit votre équipe quand elle fait ce travail : quoi demander, dans quel ordre et quand proposer l’étape suivante.

  • Collaborateur IA

  • Contexte

    • Poste et objectif
    • Jugement et ton
    • Procédures

  • Canaux

    • WhatsApp
    • Courriel
    • Chat web

  • Permissions

    • Suggérer
    • Avec approbation
    • Agir

  • Mémoire

    • Historique du client et ce qui lui a déjà été promis

Organigramme

Une équipe organisée comme la vôtre.

Chaque collaborateur appartient à un département et rend compte à une personne de votre équipe. Au-dessus, un collaborateur de coordination redistribue ce qui est resté bloqué et résume la journée.

18

collaborateurs IA
dans 6 départements

Ils se coordonnent entre eux

  1. Direction

    • Chief of Staff

      Coordonner l’équipe et résumer la journée

  2. Commercial

    • Lead Response

      Répondre à chaque prospect entrant et le qualifier en quelques minutes

    • Portal Intake

      Transformer en prospect tout ce qui arrive des portails

    • Sales Outbound

      Contacter les propriétaires et fixer des visites

  3. Prospection

    • Off-Market Scout

      Repérer les opportunités off-market et les qualifier

    • Valuation Desk

      Préparer les estimations avec des comparables du quartier

  4. Marketing

    • Paid Media

      Gérer la publicité payante de bout en bout

    • Listing Quality

      Veiller à la qualité et à la diffusion du catalogue

    • Reputation

      Répondre aux avis et repérer ce qui revient

  5. Relation clients

    • Client Care

      Assurer le suivi et ne laisser personne sans réponse

    • Guest Concierge

      Prendre en charge chaque client de l’hôtel à toute heure, dans sa langue

    • Reservations Desk

      Répondre aux demandes et conclure des réservations directes

  6. Opérations

    • Ops Dispatch

      Ouvrir, attribuer et clore chaque incident

    • Housekeeping Planner

      Planifier le ménage selon les arrivées et les départs

    • Closing Desk

      Gérer les formalités du mandat jusqu’à la signature

  7. Finances

    • Night Audit

      Clôturer la journée et équilibrer la caisse chaque nuit

    • Reconciliation

      Rapprocher encaissements, paiements et relevés

    • Collections

      Relancer les impayés dans les délais

Omnicanal

Un seul collaborateur, sur chaque canal.

Marta réserve, pose une question, appelle et fait une demande particulière sur des canaux différents. Le même collaborateur la prend en charge, avec la même mémoire, et ce qui demande un jugement humain arrive à la réception.

Guest Concierge · Même mémoire

  1. WhatsApp

    Réservation du 14 au 17 mai

  2. Courriel

    Confirmation envoyée

  3. Voix

    Transfert le 14 à 12 h 40

  4. Chat web

    Spa inclus dans son tarif

  5. Slack

    Anniversaire, fleurs confirmées

Voix

Des appels vocaux pour des opérations réelles.

Il reçoit et passe des appels avec un numéro de votre entreprise, consulte vos systèmes pendant qu’il parle et laisse chaque appel résolu et enregistré.

Appel entrant

Appartement de trois chambres · Viewing Scheduler

En cours01:42

Mention IA, art. 50

Bonjour, vous êtes en ligne avec l’assistant virtuel de l’agence. Je suis une intelligence artificielle et je peux vous aider pour les visites et vos questions.

Client

Bonjour. J’appelle pour l’appartement de trois chambres de la rue Provença.

Assistant virtuel

Il est toujours disponible. Souhaitez-vous le visiter cette semaine ?

Client

Jeudi après-midi ?

Assistant virtuel

J’ai jeudi à 18 h 30 avec Laura, la conseillère. Je vous le réserve ?

Client

Oui, parfait.

Assistant virtuel

C’est fait. Je vous envoie l’adresse et l’heure par message.

  1. 01

    Entrants et sortants

    Avec son propre numéro : il répond à qui appelle et appelle qui doit l’être, aux horaires que vous définissez.

  2. 02

    Espagnol, anglais et catalan

    Il répond dans la langue de la personne qui appelle et en change si elle en change.

  3. 03

    Il se présente comme assistant virtuel

    Il le dit au début de chaque appel, comme l’exige l’article 50 du règlement européen sur l’IA.

  4. 04

    Il planifie pendant l’appel

    Il consulte l’agenda de l’équipe et raccroche avec la visite ou le rendez-vous fixé.

Logique définie

Des étapes fixes pour ce qui se répète à l’identique.

Certains processus demandent des règles fixes. Ceux qui doivent toujours se dérouler de la même façon se dessinent sous forme de flux : déclencheur, conditions, outils et validations.

Relance des prospects

Lead ResponseAu travailEn attente de validation

  1. Nouveau prospect1

    Portail, site web ou message

  2. Message de bienvenue2

    Dans sa langue, en quelques minutes

  3. Attendre 24 heures

    Sans réponse, le flux continue

  4. A-t-il répondu ?3

    Lit la conversation · Oui

  5. OuiLe conseiller confirme la visite4

    En attente de validation · Depuis son mobile

  6. NonAppel final

    Avec son propre numéro
  1. 1

    Déclencheurs

    Un message, un appel, un formulaire, un horaire ou un webhook lance le flux.

  2. 2

    Outils connectés

    Les étapes agissent directement sur vos systèmes, avec les permissions du collaborateur.

  3. 3

    Conditions et branches

    Chaque branche décide avec les données du dossier : budget, zone, langue ou étape.

  4. 4

    Validations et étapes en parallèle

    Une étape peut attendre qu’une personne valide pendant que les autres avancent en parallèle.

Copilote

Décrivez le processus. Le flux se construit.

Écrivez en une phrase comment travaille votre équipe. Oquarto la transforme en un flux avec déclencheur, conditions et étapes, que vous relisez avant de l’activer.

Quand un prospect arrive d’Idealista1, répondez-lui en cinq minutes2, qualifiez-le3 et fixez une visite4 s’il a un budget5

  1. 1Prospect de portail
  2. 2Répondre en 5 min
  3. 3Qualifier
  4. 5A-t-il un budget ?
  5. 4Fixer une visite

Flux prêts à l’emploi

  • Relance des prospects
  • Répondre à un nouveau prospect
  • Suivi à 48 h
  • Rappel de visite
  • Réactiver un prospect froid
  • Alerte prospect chaud
  • Demander des documents
  • Résumé hebdomadaire

Autonomie

L’autonomie se gagne canal par canal.

Chaque collaborateur commence par suggérer. Quand ses propositions partent sans modification, votre équipe l’autorise, canal par canal, à demander une validation, puis à agir en autonomie. Un interrupteur arrête tout.

Voir comment l’autonomie se gouverne

  1. 01Suggérer

    Il prépare la réponse et une personne l’envoie.

  2. 02Avec approbation

    Il envoie quand une personne approuve, depuis son mobile ou la file de validations.

  3. 03Agir

    Il envoie seul et consigne l’auteur, l’heure et le motif.

Par canal

  • WhatsAppAgir
  • CourrielAgir
  • Chat webAvec approbation
  • VoixSuggérer

Catalogue

Des postes déjà au travail aujourd’hui.

Neuf postes du produit, prêts à rejoindre votre équipe. Chacun arrive avec son objectif, ses canaux et ses règles, et s’adapte à votre façon de travailler.

  • Lead Response

    Commercial

    Répondre à chaque prospect entrant et le qualifier en quelques minutes

    • Répond en quelques minutes, dans la langue du client.
    • Cerne la zone, le budget et les délais avant de proposer quoi que ce soit.
    • Termine toujours par une étape concrète : visite, appel ou estimation.
    • WhatsApp
    • Courriel
    • Chat web
    AutonomieAgir

  • Portal Intake

    Commercial

    Transformer en prospect tout ce qui arrive des portails

    • Récupère chaque contact venu des portails et du formulaire du site.
    • Identifie le bien, qui écrit et ce dont la personne a besoin.
    • Laisse le prospect prêt pour qui le traitera, sans en perdre aucun.
    • Courriel
    AutonomieAgir

  • Sales Outbound

    Commercial

    Contacter les propriétaires et fixer des visites

    • Contacte les propriétaires repérés par le radar de l’agence.
    • Explique en une phrase pourquoi il écrit à chacun.
    • Accepte un non dès la première fois et le consigne.
    • WhatsApp
    • Voix
    AutonomieAvec approbation

  • Paid Media

    Marketing

    Gérer la publicité payante de bout en bout

    • Gère budget, créations, audiences et rotation.
    • Décide selon un critère : le coût par prospect qualifié.
    • Ne lance aucune nouvelle dépense sans la validation d’une personne.
      AutonomieAvec approbation

    • Off-Market Scout

      Prospection

      Repérer les opportunités off-market et les qualifier

      • Cherche les biens à rénover, les successions et les baisses de prix répétées.
      • Pour chaque opportunité, explique où elle se trouve, pourquoi elle intéresse et ce qui l’écarterait.
      • Croise le radar de l’agence avec ce qui est publié en ligne.
      • Courriel
      AutonomieAvec approbation

    • Closing Desk

      Opérations

      Gérer les formalités du mandat jusqu’à la signature

      • Réunit l’extrait du registre foncier, le cadastre, les charges, la copropriété, le certificat énergétique et le certificat d’habitabilité.
      • Signale ce qui manque avant que cela ne bloque la signature, avec une date et un responsable.
      • Pointe le risque juridique ou fiscal et le transmet à la bonne personne.
      • Courriel
      AutonomieSuggérer

    • Listing Quality

      Marketing

      Veiller à la qualité et à la diffusion du catalogue

      • Relit titres, descriptions, photos et prix de chaque annonce.
      • Repère les annonces incomplètes, les doublons et les prix hors marché.
      • Propose la correction précise et les portails où diffuser chaque bien.
        AutonomieAvec approbation

      • Client Care

        Relation clients

        Assurer le suivi et ne laisser personne sans réponse

        • Assure le suivi après chaque visite.
        • Se souvient de ce qui a été promis et s’occupe de l’après-vente.
        • Clôt les échanges restés longtemps sans réponse, sans insister.
        • WhatsApp
        • Courriel
        AutonomieAgir

      • Chief of Staff

        Direction

        Coordonner l’équipe et résumer la journée

        • Coordonne le reste de l’équipe, celle qui parle aux clients.
        • Transmet ce qui est resté bloqué à la bonne personne, avec le contexte.
        • Résume la journée : ce qui a avancé, ce qui est bloqué et ce qu’une personne doit décider.
        • WhatsApp
        • Slack
        AutonomieAgir

      • Et ceux que nous concevons avec vous

        Si votre processus ne figure pas dans la liste, nous concevons le poste avec vous, à partir de la façon dont travaille votre équipe.

        Voir les solutions par secteur